Porządek w biurze przekłada się na bardziej sprawną i wydajną pracę, a bałagan jest jednym z największych utrudnień. Warto więc wprowadzić do biurowej codzienności 6 praktycznych zasad, które zaprowadzą ład w stertach dokumentów.

1. Korzystaj z akcesoriów ułatwiających sortowanie

Utrzymanie porządku w dokumentach będzie proste, jeśli skorzystamy z akcesoriów przeznaczonych do ich sortowania. W każdym biurze powinny być pod ręką skoroszyty, koszulki, teczki, segregatory, spinacze i zszywki, które połączą ze sobą większą ilość kartek. Przydadzą się również zakładki indeksujące lub specjalne naklejki, które ułatwią później znalezienie konkretnego dokumentu. W poszukiwaniu sprawdzonych akcesoriów do sortowania zajrzyj na dyskontbiurowy24.pl. Znajdziesz tam wszystko, co jest potrzebne do utrzymania porządku w biurze.

2. Podziel dokumenty na kategorie

Aby dobrze uporządkować dokumenty, warto podzielić je na kategorie i umieszczać w odpowiednich, opisanych segregatorach czy teczkach. Dzielić można na dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne bądź według rodzaju: faktury, umowy, formularze.

3. Wykorzystaj kolory

Kolory przydadzą się nie tylko w szkole, ale również w pracy – do oznaczania stopnia pilności dokumentów. W czerwonych teczkach czy segregatorach powinny znaleźć się sprawy wymagające natychmiastowego załatwienia, pilne i niecierpiące zwłoki. Do żółtych teczek wkładamy sprawy, które mogą poczekać. W zielonych natomiast umieszczamy dokumenty dotyczące spraw już załatwionych lub takie, które nie wymagają żadnych dalszych działań.

4. Prawidłowo archiwizuj

Właściwa archiwizacja dokumentów to kolejna kwestia, która pomaga w zachowaniu porządku w biurze. Dokumenty należy przechowywać zwykle przez 5 lat, niekoniecznie muszą jednak znajdować się na widoku. Papiery z poprzedniego roku lub z dawniejszych lat warto schować do pudeł archiwizacyjnych, dobrze je opisać i umieścić w szafach.

5. Schowaj to, co niepotrzebne

Największym wrogiem sprawnej i wydajnej pracy w biurze jest bałagan. Wiele osób lubi mieć pod ręką wszystko, co może być potrzebne, a to oznacza sterty dokumentów umieszczonych na biurku i w jego okolicy. Szukanie jednej kartki wśród setek innych jest czasochłonne, nic więc dziwnego, że praca w takich warunkach idzie dużo wolniej. Z biurka warto więc usunąć wszystkie dokumenty, z których aktualnie nie korzystamy. Czysta, uporządkowana przestrzeń z pewnością przyspieszy pracę i sprawi, że będzie przebiegała mniej nerwowo.

6. Rób porządki systematycznie

Systematyczność to podstawa. W biurach, w których na co dzień odbywa się intensywny obieg dokumentów, warto wprowadzić konkretne zasady dotyczące porządkowania i odkładania rzeczy na miejsce. Czasem wystarczy zapomnieć o układaniu dokumentów przez kilka dni, by potem mieć problemy ze znalezieniem czegokolwiek.