Przechowywanie dokumentów, a następnie poprawne ich niszczenie po upływie określonego terminu to obowiązek każdego przedsiębiorcy i pracodawcy. Dotyczy m.in. dokumentów księgowych, czy dokumentacji pracowniczej. Choć w przepisach prawa wskazano, kiedy należy przeprowadzić utylizację, to nie znajdujemy tam informacji, w jaki sposób należy to zrobić. Nie ulega jednak wątpliwości, że konieczne jest profesjonalne niszczenie dokumentów, dzięki któremu zyskamy pewność, że dane w nich zawarte nie dostaną się do nieupoważnionych osób, nie zostaną skopiowane, przekazane, ani wykorzystane. 

Profesjonalne niszczenie dokumentów przez firmę zewnętrzną

Niszczenie dokumentów to zadanie wymagające aktualnej wiedzy i zaawansowanych narzędzi. Choć w wielu firmach na co dzień pracownicy korzystają z biurowych niszczarek, to jednak nie sprawdzają się one w przypadku konieczności zniszczenia większej liczby kartek. Wiązałoby się to z monotonną, wielogodzinną, a czasami nawet kilkudniową pracą. Dlatego warto podjąć współpracę z firmą zewnętrzną, która przeprowadza profesjonalne niszczenie dokumentów. Rolą dostawcy usług jest postępowanie zgodne z obowiązującymi normami bezpieczeństwa. Profesjonaliści dysponują rozbudowaną infrastrukturą, co pozwala im przeprowadzić proces utylizacji:

• sprawnie,
• bezpiecznie,
• skutecznie.

Jakie korzyści niesie za sobą profesjonalne niszczenie dokumentów? Przede wszystkim jest to oszczędność czasu, ale i możliwość redukcji kosztów, ponieważ przedsiębiorca nie musi inwestować w nowoczesny sprzęt. Co więcej, po zakończonej utylizacji, firma przekazuje przedsiębiorcy potwierdzenie, że zlecenie zostało zrealizowane. Tym samym ma on pewność, że cała dokumentacja została zniszczona zgodnie z prawem i zachowaniem standardów bezpieczeństwa. Ekoakta to jedna z firm świadczących takie usługi. Może przeprowadzić niszczenie dokumentów u klienta lub przetransportować je do miejsca, w którym zostaną zutylizowane. Kraków, Gdańsk, Zamość, Dąbrowa Górnicza, Elbląg: niszczenie dokumentów – Ekoakta realizuje to zadanie w wielu lokalizacjach! 

Prawidłowa archiwizacja i utylizacja dokumentów – dlaczego są tak ważne?

Administracja dokumentów jest zadaniem wymagającym wiedzy i nowoczesnych rozwiązań. Dokumenty muszą być gromadzone i przechowywane w przystosowanych do tego pomieszczeniach i odpowiednio zabezpieczone. Należy dbać o nie od momentu powstania, aż do chwili zupełnej utylizacji.
Archiwizacja danych również wymaga zaawansowanych narzędzi, a także powierzchni do magazynowania. Dokumenty powinny być uporządkowane i posegregowane, ponieważ ułatwia to codzienną pracę z nimi i ich wyszukiwanie w razie konieczności. Taką usługę również oferuje Ekoakta – archiwizacja danych obejmuje ich klasyfikację, opracowanie, porządkowanie i oznaczanie. Zarówno przechowywanie dokumentów, jak i ich utylizację warto zlecić zewnętrznej firmie, aby mieć pewność, że wszystkie procesy zostaną przeprowadzone przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa i bez ryzyka wycieku danych.